Kiedy firma musi mieć służbę BHP, a kiedy może korzystać z zewnętrznego specjalisty?
Zatrudnienie pierwszych pracowników oznacza dla pracodawcy również obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Pojawia się wtedy jedno z częstszych pytań: czy firma musi zatrudnić własnego pracownika BHP, czy może zlecić prowadzenie tych spraw zewnętrznemu specjaliście?
Odpowiedź zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych pracowników, kwalifikacji osób znajdujących się w organizacji oraz charakteru działalności firmy.
Czy każda firma musi mieć służbę BHP?
Nie.
Przepisy rozróżniają utworzenie służby BHP od wykonywania zadań służby BHP. To ważna różnica.
Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników ma obowiązek utworzyć służbę bezpieczeństwa i higieny pracy. Jej rolą jest przede wszystkim doradztwo i kontrola w zakresie warunków pracy.
W mniejszych organizacjach przepisy przewidują inne możliwości.
Firma zatrudniająca do 100 pracowników
Przy zatrudnieniu do 100 pracowników zadania służby BHP mogą zostać powierzone pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy, który posiada odpowiednie kwalifikacje.
Jeżeli w organizacji nie ma kompetentnego pracownika, pracodawca może powierzyć wykonywanie tych zadań specjaliście spoza zakładu pracy. W praktyce właśnie w ten sposób funkcjonuje zewnętrzna obsługa BHP wielu małych i średnich przedsiębiorstw.
Nie chodzi więc jedynie o zamówienie raz na kilka lat oceny ryzyka czy szkolenia. Zewnętrzny specjalista może na bieżąco wspierać pracodawcę w realizowaniu obowiązków wynikających z przepisów.
Czy właściciel firmy może sam zajmować się BHP?
W niektórych przypadkach tak.
Pracodawca posiadający wymagane szkolenie może sam wykonywać zadania służby BHP, jeżeli zatrudnia:
- do 10 pracowników, albo
- do 20 pracowników, jeżeli działalność należy do grupy, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka.
Samo prowadzenie niewielkiej firmy nie oznacza więc automatycznie, że przedsiębiorca musi korzystać z zewnętrznej obsługi. Muszą jednak zostać spełnione warunki określone w Kodeksie pracy.
W praktyce pojawia się jeszcze jedna kwestia – czas.
Oceny ryzyka, szkolenia, zmiany stanowisk, wypadki, badania profilaktyczne, instrukcje czy aktualizacja dokumentacji wymagają regularnego pilnowania. Dlatego nawet firmy, które teoretycznie mogłyby prowadzić część spraw samodzielnie, często decydują się na stałe wsparcie specjalisty.
Co zmienia przekroczenie 100 pracowników?
Przy większym zatrudnieniu sposób organizacji BHP przestaje być już wyłącznie decyzją przedsiębiorcy.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że:
- przy zatrudnieniu od 100 do 600 pracowników należy utworzyć co najmniej jednoosobowe stanowisko BHP albo zatrudnić pracownika służby BHP w niepełnym wymiarze czasu pracy,
- przy zatrudnieniu powyżej 600 pracowników należy zatrudnić co najmniej jednego pracownika służby BHP w pełnym wymiarze czasu pracy na każdych 600 pracowników.
Co istotne, liczba zatrudnionych nie jest jedynym elementem branym pod uwagę. Jeżeli w zakładzie występują szczególne zagrożenia zawodowe, inspektor pracy może nakazać utworzenie służby BHP albo zwiększenie liczby jej pracowników.
Co właściwie robi zewnętrzny specjalista BHP?
Dobra obsługa BHP nie powinna ograniczać się do przygotowania kilku dokumentów na początku współpracy.
Zakres zależy oczywiście od firmy, ale najczęściej obejmuje m.in.:
- bieżące doradztwo w zakresie BHP,
- kontrolę stanu bezpieczeństwa w zakładzie,
- przygotowywanie i aktualizację ocen ryzyka zawodowego,
- prowadzenie wymaganej dokumentacji,
- organizację i kontrolę terminów szkoleń BHP,
- wsparcie przy wdrażaniu nowych stanowisk pracy,
- udział w postępowaniach powypadkowych,
- przygotowanie firmy do kontroli,
- analizę zmian organizacyjnych i technicznych mogących wpływać na bezpieczeństwo pracy.
Niektóre z tych obowiązków pojawiają się sporadycznie. Inne trzeba kontrolować praktycznie przez cały czas.
Dlatego przy rozwijającej się organizacji znacznie łatwiej prowadzić BHP jako stały proces, zamiast wracać do niego dopiero przy kontroli, wypadku albo zatrudnieniu kolejnej osoby.
Dokumentacja BHP to dopiero początek
Częstym błędem jest traktowanie BHP jako zestawu dokumentów, które przygotowuje się raz i przechowuje w segregatorze.
Firma jednak cały czas się zmienia.
Pojawiają się nowi pracownicy. Zmieniają się zakresy obowiązków. Kupowane są nowe urządzenia. Powstają nowe stanowiska pracy. Do zakładu trafiają nowe substancje chemiczne. Pracownicy zaczynają wykonywać czynności, których wcześniej nie wykonywali.
Każda z takich zmian może oznaczać konieczność sprawdzenia dokumentacji, oceny ryzyka, instrukcji albo sposobu organizacji pracy.
Właśnie dlatego Stała opieka BHP – SAFEWRO sprawdza się szczególnie dobrze w firmach, w których organizacja nie stoi w miejscu.Kiedy zewnętrzna obsługa BHP ma największy sens?
Nie ma jednej granicy zatrudnienia, od której każda firma powinna zdecydować się na abonamentową obsługę BHP.
Z praktycznego punktu widzenia warto ją rozważyć szczególnie wtedy, gdy firma:
- regularnie zatrudnia nowych pracowników,
- posiada wiele różnych stanowisk,
- prowadzi produkcję lub prace techniczne,
- korzysta z maszyn, urządzeń albo substancji chemicznych,
- prowadzi prace budowlane lub serwisowe,
- często zmienia procesy i organizację pracy,
- nie posiada wewnętrznej osoby zajmującej się BHP,
- chce mieć jedną osobę odpowiedzialną za pilnowanie dokumentacji i terminów.
Przy bardzo prostej organizacji jednorazowe wsparcie może być wystarczające. Wraz z rozwojem firmy liczba tematów do pilnowania rośnie jednak bardzo szybko.
Służba BHP czy firma zewnętrzna?
Nie zawsze jest to wybór pomiędzy jednym a drugim.
Duże organizacje posiadające własną służbę BHP również korzystają ze wsparcia zewnętrznych specjalistów – np. przy szkoleniach, audytach, ocenach ryzyka, inwestycjach, projektach budowlanych czy specjalistycznych analizach stanowisk pracy.
W mniejszych przedsiębiorstwach zewnętrzny specjalista może natomiast zapewnić bieżące wsparcie bez konieczności tworzenia osobnego stanowiska w strukturze firmy – oczywiście tam, gdzie pozwalają na to przepisy.
Najważniejsze jest więc nie samo pytanie „kto zrobi nam dokumenty BHP?”, ale:
kto będzie pilnował bezpieczeństwa wtedy, gdy w firmie coś się zmieni?
Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu BHP?
W SAFEWRO wspieramy przedsiębiorstwa zarówno przy pojedynczych zadaniach, jak i w ramach stałej współpracy.
Możemy uporządkować istniejącą dokumentację, przygotować oceny ryzyka, przeprowadzić szkolenia BHP, sprawdzić stan bezpieczeństwa w zakładzie oraz przejąć bieżące pilnowanie tematów związanych z BHP.
Zobacz, jak wygląda nasza stała opieka BHP i dobierz zakres obsługi do swojej firmy.
